.JPG)
Giới thiệu Phòng Hành chính - Tổng hợp
| CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP |
BAN LÃNH ĐẠO PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP
I. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng về công tác quản lý hành chính và tổng hợp, quản lý tài sản và hệ thống mạng, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường.
II. Nhiệm vụ
1. Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ và pháp chế
- Hướng dẫn, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Nhà trường.
- Đề xuất giải pháp cải tiến quản lý hành chính, xây dựng lề lối làm việc, đảm bảo Nhà trường hoạt động theo pháp luật và bộ máy của Nhà trường vận hành có hiệu quả.
- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi. Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu.
- Quản lý và kiểm tra việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo các văn bản của Nhà trường trước khi ký ban hành.
- Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và Nhà trường.
- Quản lý các loại con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể, dấu của các trung tâm, dấu khắc chữ ký) và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp được ký một số loại giấy tờ theo sự phân cấp của Hiệu trưởng.
- Thực hiện làm thẻ công chức cho cán bộ, công chức, viên chức.
2. Công tác kế hoạch, tổng hợp, thống kê
- Tham mưu và giúp Hiệu trưởng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác về các hoạt động chung của Nhà trường. Đôn đốc theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung báo cáo, tài liệu, điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ chương trình làm việc của Hiệu trưởng đối với các đơn vị, cán bộ công chức, sinh viên trong Trường và với khách ngoài trường.
- Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ năm học và các báo cáo sơ kết, tổng kết về hoạt động chung của Nhà trường.
- Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trong Trường về tình hình hoạt động, trên cơ sở đó soạn thảo chương trình công tác hàng tháng của Trường. Ghi biên bản các cuộc họp do Hiệu trưởng triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
- Soạn thảo kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của Nhà trường.
- Đầu mối tổ chức việc thực hiện thống kê theo quy định của Nhà nước và Nhà trường.
3. Công tác phục vụ, quản lý cơ sở vật chất và hệ thống mạng
- Thực hiện công tác lễ tân của Trường, các công việc hiếu, hỷ theo quy định và yêu cầu của Hiệu trưởng.
- Quản lý, theo dõi và chịu trách nhiệm mua sắm vật tư, hóa chất cho thí nghiệm, thực hành; cung cấp văn phòng phẩm cho BGH, Phòng chức năng và các Trung tâm.
- Quản lý tổ xe phục vụ Ban giám hiệu và các hoạt động của Nhà trường.
- Thực hiện in ấn, sao chụp các văn bản, tài liệu phục vụ các hoạt động của Trường theo quy định của Hiệu trưởng.
- Đảm nhiệm công việc trực tại các giảng đường, phòng đợi phục vụ cho giảng dạy chính khóa, giảng dạy và học tập ngoài giờ.
- Quản lý có hiệu quả toàn bộ tài sản của Trường và kiểm tra việc chấp hành các quy định về bảo vệ tài sản ở các đơn vị.
- Lập kế hoạch và triển khai công tác tu bổ, sửa chữa nhỏ trong Trường.
- Tổ chức công tác kiểm kê, thanh lý tài sản của Trường.
- Thiết lập quản lý, theo dõi và duy trì hệ thống mạng thông suốt. Bảo vệ thông tin dữ liệu và an toàn của hệ thống mạng. Quản lý và đảm bảo kỹ thuật hệ thống máy chiếu phục vụ giảng dạy tại giảng đường.
4. Công tác bảo vệ an ninh, trật tự và giữ gìn vệ sinh môi trường
- Kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện ra vào cơ quan theo đúng nội quy của Trường.
- Quản lý Tổ bảo vệ, tổ chức tuần tra, canh gác để bảo vệ an ninh, trật tự trong Trường.
- Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức và sinh viên chấp hành nội quy, quy chế về công tác bảo vệ anh ninh trật tự và thực hiện nếp sống văn minh trong Trường.
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy.
- Xây dựng cảnh quan và đảm bảo vệ sinh môi trường trong Trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
PHÂN CÔNG CÔNG TÁC TRONG ĐƠN VỊ
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp tại Quy định chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Quy Nhơn, ban hành kèm theo Quyết định số 1969/QĐ-ĐHQN ngày 10/11/2010 của Hiệu trưởng Trường Đại học Quy Nhơn;
Căn cứ yêu cầu công tác quản lý và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị trong nhiệm kỳ 2009 - 2014;
Sau khi trao đổi, thống nhất trong lãnh đạo đơn vị, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp phân công công tác trong đơn vị như sau:
I. Phân công công tác trong lãnh đạo đơn vị
1. Trưởng phòng: TS. Mai Xuân Miên
- Phụ trách chung; phụ trách Tổ Hành chính - Văn thư, lưu trữ; Tổ Lái xe.
- Công tác quản lý nhân sự; quản lý việc thu chi tài chính của đơn vị.
- Công tác quản lý hành chính (- Quản lý, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính theo quy định của Nhà nước và Nhà trường. - Đề xuất giải pháp cải tiến quản lý hành chính, xây dựng lề lối làm việc, đảm bảo Nhà trường hoạt động theo pháp luật và có hiệu quả. - Quản lý và tổ chức triển khai chương trình công tác về các hoạt động chung của Nhà trường. Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng. - Quản lý các loại con dấu của Trường và việc sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước. - Ký một số loại giấy tờ theo sự phân cấp của Nhà trường.).
- Công tác quản lý cơ sở vật chất (- Quản lý, theo dõi và kiểm tra việc mua sắm văn phòng phẩm, vật tư, hóa chất thí nghiệm, thực hành. - Quản lý tổ xe phục vụ Ban Giám hiệu và các hoạt động của Nhà trường.).
- Quản lý công tác phục vụ (- Quản lý và theo dõi việc phục vụ tại Hội trường B, Phòng họp B, Phòng hội thảo. - Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, công tác tổ chức sự kiện, hội họp của Trường, các công việc hiếu, hỷ theo quy định và yêu cầu của Hiệu trưởng.).
- Thực hiện và phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu.
- Tham gia giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của các Phó Trưởng phòng khi được đề nghị hoặc thấy cần thiết.
2. Phó Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Đức Tuấn
- Phụ trách Tổ pháp chế; bộ phận Văn thư, lưu trữ; bộ phận Nhà khách.
- Công tác quản lý hành chính - văn thư, lưu trữ và pháp chế (- Quản lý, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ và pháp chế theo quy định của Nhà nước và Nhà trường. - Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi. Quản lý và tổ chức thực hiện việc phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu. - Quản lý và kiểm tra việc bảo đảm tính pháp chế các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo các văn bản của Nhà trường trước khi ký ban hành. - Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và Nhà trường.).
- Công tác kế hoạch, tổng hợp (- Quản lý và tổ chức thực hiện việc chuẩn bị kế hoạch, nội dung báo cáo, tài liệu phục vụ chương trình làm việc của Ban Giám hiệu. - Quản lý và tổ chức xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ năm học và các báo cáo sơ kết, tổng kết về hoạt động chung của Nhà trường. - Hướng dẫn tổng hợp báo cáo về tình hình hoạt động của các đơn vị, dự thảo chương trình công tác hàng tháng của Trường và soạn thảo thông báo kết luận của Hiệu trưởng tại các cuộc họp giao ban định kỳ. - Hướng dẫn soạn thảo kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của Nhà trường. - Tổ chức thực hiện làm thẻ công chức cho cán bộ, công chức, viên chức.).
- Quản lý công tác phục vụ (- Tổ chức thực hiện in ấn, sao chụp các văn bản, tài liệu phục vụ các hoạt động của Trường theo quy định của Hiệu trưởng. - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc phục vụ, vệ sinh phòng ở tại Nhà khách.).
- Thực hiện và phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu, của Trưởng phòng.
3. Phó Trưởng phòng: CN. Trần Ngọc Anh
- Phụ trách Tổ Điện nước và Vệ sinh môi trường; bộ phận Bảo vệ.
- Công tác quản lý cơ sở vật chất (- Quản lý có hiệu quả toàn bộ tài sản của Trường và theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các quy định về bảo vệ tài sản ở các đơn vị. - Lập kế hoạch và triển khai công tác tu bổ, sửa chữa nhỏ trong Trường. - Tổ chức công tác kiểm kê, thanh lý tài sản của Trường.).
- Công tác quản lý việc giữ gìn vệ sinh môi trường (- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy. - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng cảnh quan và đảm bảo vệ sinh môi trường trong Trường.).
- Công tác bảo vệ an ninh, trật tự (- Quản lý Tổ Bảo vệ, tổ chức thực hiện tuần tra, canh gác để bảo vệ an ninh, trật tự trong Trường. - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức và sinh viên chấp hành nội quy, quy chế về công tác bảo vệ an ninh trật tự và thực hiện nếp sống văn minh trong Trường.).
- Thực hiện và phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu, của Trưởng phòng.
4. Phó Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Thành Đạt
- Phụ trách Tổ Quản trị mạng; Tổ Bảo vệ và giảng đường.
- Công tác quản trị mạng (- Xây dựng và tổ chức quản lý mạng truy cập Internet; theo dõi, xử lý và đảm bảo ổn định đường truyền Internet. - Xây dựng và tổ chức quản lý kỹ thuật mạng nội bộ của Nhà trường (Phòng họp trực tuyến, phòng học Hi-class, phòng Multimedia, hệ thống mạng thư viện điện tử, hệ thống Wifi…); phối hợp với các đơn vị triển khai các hệ thống phần mềm phục vụ đào tạo; đảm bảo thông tin dữ liệu và an toàn của hệ thống mạng. - Xây dựng các chức năng và tổ chức quản lý Website trường; bảo mật mã nguồn, viết chương trình, sữa lỗi và cập nhật mã nguồn trên Website; triển khai thường xuyên các hoạt động cập nhật thông tin lên Website. Xây dựng và quản lý hệ thống dịch vụ trực tuyến (Hệ thống Email tên miền riêng @qnu.edu.vn, cổng thông tin học trực tuyến Elearning, diễn đàn và các dịch vụ mạng khác). - Đề xuất giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý hành chính và đào tạo của Nhà trường.
- Công tác quản lý cơ sở vật chất (- Lập kế hoạch định kỳ bảo trì hệ thống hơn 600 bộ máy vi tính, máy chiếu, máy chủ và đường truyền mạng trong trường.).
- Quản lý công tác phục vụ (- Quản lý và triển khai thực hiện việc đảm bảo kỹ thuật hệ thống máy chiếu phục vụ giảng dạy tại giảng đường; hệ thống điện thoại tại các đơn vị trong trường. - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc trực tại các giảng đường, phòng đợi phục vụ cho giảng dạy chính khóa, giảng dạy và học tập ngoài giờ.).
- Thực hiện và phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu, của Trưởng phòng.
II. Phân công công tác của cán bộ, nhân viên trong đơn vị (Bấm vào đây để xem chi tiết)
|
Những bản tin khác:
